¿ QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

25.02.2012 10:40

¿Que es un procedimiento?
Procedimiento:
Documento ESCRITO que describe SECUENCIALMENTE, la forma de realizar una actividad para lograr un OBJETIVO dado, dentro de un ALCANCE establecido.
En dichos documentos se:
•  Describen procesos operativos
•  Definen responsabilidades
•  Establecen los documentos (planillas, informes, registros) a emitir y controlar
•  Define los controles necesarios y los puntos donde deben realizarse
¿QUÉ ELEMENTO DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO?
1. OBJETIVO: describe la RAZON, el  fin último por el que se escribe el Procedimiento.
2. CURSOGRAMA: es una representación gráfica de la actividad y lo primero a elaborar.
3. RESPONSABILIDADES: Quien debe realizar cada actividad
4. INSTRUCCIONES: descripción detallada de las actividades, Título; Código; Alcance; Definiciones; Referencias; Anexos; etc.
PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO
•  Reunir a todos aquellos que sepan sobre la actividad a documentar
•  Definir el objetivo y alcance del documento
•  Reunir toda la documentación disponible sobre el tema
•  Elaborar una secuencia de acciones asignando responsabilidades para cada actividad
•  Definir los documentos complementarios, incluidos los registros 
•  Redactar las instrucciones detallando las acciones a seguir anteriormente enunciadas
•  Preparar la versión preliminar del procedimiento
•  Consensuar el mismo con todos los involucrados
•  Preparar la versión definitiva del mismo teniendo en cuenta los comentarios
•  Emitir el documento.
•  Distribuirlo a todos los involucrados.
•  Utilizarlo toda vez que se lleve a cabo la actividad descripta
•  Confeccionar y archivar los registros derivados
Los registros brindan las evidencias de que las actividades se han desarrollado de acuerdo a lo descripto en los distintos documentos.  Nunca se debe sucumbir a la tentación de escribir un documento si no se está seguro de que este es necesario para el logro de la Calidad (o objetivos) especificada, ya que de no ser necesario su elaboración solo creará  burocracia y el documento desaparecerá rápidamente por falta de uso.
http://www.ing.unlp.edu.ar/produccion/introing/bib/Que%20es%20un%20procedimiento.pdf

OTROS CONCEPTOS.
“Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte para su entrega). Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política se determinará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones.”
Fuente: “Administración, una perspectiva global” Harold Koontz


Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.